3 conseils pour bien gérer ses déplacements professionnels

15 mai 2024 Non Par Doc-Voyage
3 conseils pour bien gérer ses déplacements professionnels

Les déplacements professionnels constituent un rituel incontournable pour une multitude de salariés. Ces voyages d’affaires permettent de nouer des contacts, de conclure des partenariats ou de participer à des formations. Lorsqu’ils ne sont pas adéquatement gérés, ces périples peuvent se transformer en source de stress et d’improductivité. Découvrez ici 3 conseils pour bien gérer vos déplacements professionnels.

Planifier rigoureusement tous ses déplacements

Cette première étape est indispensable pour une gestion du temps et des ressources. La planification prend généralement en compte l’emploi du temps, les documents de voyage et les moyens de déplacement.

L’élaboration d’un emploi du temps détaillé

Pour un voyage professionnel, l’élaboration d’un emploi du temps détaillé requiert une approche méthodique. D’abord, listez l’ensemble des tâches à accomplir lors du déplacement. Classez-les par ordre d’importance et d’urgence. Pour chaque tâche, estimez le temps nécessaire en tenant compte des imprévus et des délais.

Par ailleurs, programmez les différentes tâches dans un calendrier et assurez-vous de l’équilibre entre le temps de travail et les temps de pause. Gardez à l’esprit qu’il est indispensable de prévoir des plages horaires pour s’adapter aux changements de dernière minute et aux imprévus. Pour la gestion des déplacements pro, communiquez votre emploi du temps à vos collaborateurs et à toutes les parties concernées.

La préparation des documents administratifs nécessaires

Une fois l’emploi du temps établi, vous devez rassembler tous les documents administratifs nécessaires au bon déroulement du voyage professionnel. Pour commencer, vérifiez la durée de validité de votre passeport. À compter de la date d’entrée sur leur territoire, de nombreux pays exigent une validité restante d’au moins 6 mois. De plus, souscrivez une assurance voyage qui couvre :

  • les frais médicaux ;
  • la perte de bagages ;
  • l’assistance rapatriement ; etc.

Gardez à l’esprit que l’assurance voyage peut couvrir d’autres risques. Enfin, vérifiez si votre destination exige un visa d’entrée. Si c’est le cas, effectuez rapidement une demande en tenant compte des délais de traitement.

Le choix du moyen de déplacement

Le choix du mode de transport pour un déplacement professionnel dépend de plusieurs critères. Pour une distance inférieure à 200 km, la voiture constitue la meilleure option économique. Pour une distance comprise entre 200 et 500 km, déplacez-vous en train. N’hésitez pas à choisir l’avion si votre distance est très longue.

Ce moyen de déplacement est à la fois le plus cher et le plus rapide. Si votre déplacement professionnel a lieu pendant une période de pointe, réservez rapidement votre moyen de transport. Cela vous permet d’obtenir les meilleurs prix.

Réserver le plus tôt possible l’hébergement

La réservation d’un hébergement est indispensable pour un séjour professionnel confortable et productif. Pour commencer, choisissez un établissement situé à proximité du lieu de votre mission. Cela vous permet de gagner du temps et de rejoindre rapidement le lieu de travail. Ensuite, tenez compte des commodités qui sont importantes pour vous durant le voyage.

Par exemple, assurez-vous que l’hôtel vous permet d’accéder à un Wi-Fi. Un accès internet performant est indispensable pour rester connecté et produire des rapports quotidiens de mission. Par ailleurs, comparez les tarifs des différents hôtels qui satisfont à tous vos critères. Pour trouver les meilleures offres, utilisez des sites de comparaison.

Respecter la politique de voyage de l’entreprise

La plupart des entreprises disposent d’une politique de voyage qui définit les règles et procédures à suivre lors des déplacements professionnels. Cette politique concerne généralement les indemnités journalières et les procédures de demande de remboursement.

Les indemnités journalières

Il s’agit des allocations forfaitaires versées aux salariés pour couvrir leurs frais de subsistance lors d’un voyage professionnel. Elles couvrent notamment les frais de repas, d’hébergement et de transport local.

Également connues sous le nom de per diem, les indemnités journalières simplifient le processus de remboursement des frais. Leurs montants varient en fonction de la destination, du coût de la vie et de la durée du séjour. En règle générale, les taux sont plus élevés pour les grandes villes et les zones métropolitaines.

Les procédures de demande de remboursement

Au retour de votre déplacement professionnel, vous devez suivre des procédures spécifiques pour obtenir le remboursement de vos frais et de vos indemnités journalières. Les procédures impliquent généralement la soumission d’un formulaire de demande de remboursement. Celui-ci doit contenir des informations sur le voyage et sur le voyageur.

Gardez à l’esprit que le formulaire doit être accompagné de tous les justificatifs appropriés. Les demandes de remboursement sont généralement vérifiées par le service comptable de l’entreprise. Ne manquez pas de vérifier le délai dans lequel les demandes doivent être soumises. Dès qu’elles sont approuvées, les demandes de remboursement sont payées par chèques ou par virement bancaire.